Cloudsys POS
Ons eigen kassasysteem
Een kassa die wij zelf bouwen, zelf draaien en zelf onderhouden. Voor een winkel met streepjescodes en voorraad, of voor een zaak met tafels en rondes. Met apps voor iPhone en iPad, zodat je personeel aan tafel opneemt in plaats van heen en weer loopt.
Waarom nog een kassasysteem?
Omdat we tegen dezelfde dingen aanliepen bij de systemen die er al waren.
Je betaalt per maand, per kassa, per extraatje
Een tweede kassa erbij, een handheld voor het terras, een koppeling met je boekhouding — bij elk daarvan gaat de teller omhoog. Aan het eind van het jaar weet niemand meer waar het bedrag vandaan komt.
Je gegevens staan ergens anders
Je omzet, je artikelen en je klanten staan op een server van een partij die je nooit spreekt. Wil je eruit, dan is de uitvoer een bestand waar je niets mee kunt.
Aanpassen kan niet
Werkt jouw zaak net anders, dan is het antwoord dat het zo hoort. Wij bouwen het zelf, dus bij ons is het antwoord meestal: dat kan.
Twee manieren van werken
Winkel of horeca, één systeem
Een winkelkassa en een cafékassa lijken op elkaar maar werken totaal anders. In een winkel is een verkoop klaar zodra er betaald wordt. In de horeca staat een rekening open zolang de gasten zitten: er komt een rondje bij, iemand bestelt nog wat, en pas aan het eind wordt er afgerekend.
Bij het aanmaken van een zaak kies je welke van de twee het is. Een winkel krijgt streepjescodes en voorraad; een café krijgt tafels, rondes en keukenbonnen. De rest — artikelen, afrekenen, bonnen, de dagstaat, het personeel — is voor allebei hetzelfde.
- Scannen met een gewone streepjescodescanner
- Voorraad die vanzelf afboekt, met een waarschuwing als iets bijna op is
- Een plattegrond waarop je de tafels neerzet zoals ze in de zaak staan
- Keukenbonnen met alleen wat er nieuw bij komt
Op de telefoon en de tablet
Eén app die zich aanpast
Op een iPhone is het een handheld: je loopt langs de tafels, neemt op en boekt de ronde meteen door naar de keuken. Op een iPad is het een volwaardige kassa, met de mand ernaast in plaats van eronder.
Dat verschil zit niet in een instelling maar in het scherm dat je vasthoudt. Neem je een iPad mee naar het terras, dan heb je daar een handheld in handen — en dat is dan precies wat je nodig hebt.
Wisselen van medewerker gaat met een kassacode van vier cijfers. Niemand tikt twintig keer per dag een wachtwoord in terwijl er een gast tegenover staat. Zo'n code geeft ook minder rechten: wel afrekenen, niet bij de omzet of de prijzen.
Wat erin zit
Kassascherm
Artikelen als knoppen, zoeken en scannen in hetzelfde veld, contant of pin met wisselgeld dat meeloopt.
Klantscherm
Een tweede scherm dat naar de klant is gedraaid: hij ziet wat er gescand wordt en wat het kost, met jouw logo erboven.
Voorraad
Boekt af bij elke verkoop, waarschuwt als iets bijna op is, en houdt een boek bij zodat een getal nooit onverklaard verspringt.
Personeel
Meerdere kassa's en medewerkers, elk met eigen rechten. Je ziet per medewerker wat er die dag door zijn handen ging.
Dagstaat
Per betaalwijze, per btw-tarief en per medewerker, met alle bonnen van die dag en de mogelijkheid er een opnieuw uit te draaien.
Je eigen omgeving
Elke zaak staat streng gescheiden, met een eigen logo op het scherm en op de bon. Je gegevens staan op onze server in Nederland.
Statistieken
Omzet per dag, drukte per uur en per weekdag, wat het beste loopt en wat je gemiddelde bon is — steeds vergeleken met dezelfde periode ervoor.
Reserveringen
Een dag tegelijk, met de tafel erbij als je die al weet. Hij waarschuwt als er al iemand op staat, en op de plattegrond zie je wie er straks komt.
Bestellen via een QR-code
Een kaartje op tafel met een eigen code. De gast bestelt zelf, het komt op de rekening van díé tafel en op het keukenscherm.
Bonnenprinters
Een Epson op het netwerk. De kassabon rolt er vanzelf uit, de keuken en de bar krijgen hun eigen bon met alleen wat daar gemaakt wordt.
Naar je boekhouding
Elke nacht één journaalpost: omzet per btw-tarief, betaalwijzen en het kasverschil. Naar Moneybird, e-Boekhouden of Exact Online — of als bestand.
Zo ziet het eruit
Schermen uit een draaiende kassa. De zaak is verzonnen, de rest is echt.
De plattegrond
Je zaak zoals hij is
Je zet de tafels neer zoals ze staan, met het aantal stoelen erbij. Een bezette tafel licht op met het bedrag dat erop staat, en een tafel waar straks iemand verwacht wordt krijgt een oranje rand met de tijd. Zo zet je niemand neer op een tafel die over twintig minuten vergeven is.
Een bar tekent hij als bar, met krukken. Daar rekent iedereen voor zich af, maar twee mensen die samen komen koppel je aan elkaar en betalen samen.
Keuken en bar
Een scherm aan de muur
Wat er besteld is, oudste eerst, met alleen wat op díé plek gemaakt wordt. De rand kleurt mee met hoe lang een bon staat: groen tot zes minuten, oranje daarna, rood vanaf twaalf. Dat lees je van een meter afstand terwijl je bakt.
Een bon die de gast zelf via de QR-code stuurde krijgt een merkje, want dan is er niemand aan tafel geweest om iets na te vragen.
Reserveringen
De avond op een rij
Een dag tegelijk, op tijd gesorteerd, met hoeveel gasten je verwacht. Wijs je een tafel toe, dan kies je uit de tafels die op dát tijdstip vrij zijn — en hij zegt het als er al iemand op staat.
Een tafel is niet verplicht. In een klein café schrijf je "vier personen, half acht" op en kijk je later wel waar ze passen.
Cijfers
Hoe gaat het eigenlijk?
De dagstaat vertelt je of de la klopt. Dit vertelt je of het goed gaat: omzet per dag, wanneer het druk is, wat het beste loopt, en wat je gemiddelde bon doet — steeds met dezelfde periode ervoor ernaast.
Alles wordt geteld uit de bonnen die er al liggen. We houden niets apart bij, want een tweede administratie kan gaan afwijken van de eerste.
Bestellen aan tafel
Een kaartje met een eigen code
Elke tafel krijgt een eigen QR-code die je per twee op een vel afdrukt. De gast scant, ziet jullie kaart met de prijzen die hij betaalt, en bestelt. Dat komt op de rekening van díé tafel en op het keukenscherm — net alsof de bediening het had aangeslagen.
De prijs komt altijd van het artikel en nooit uit wat de telefoon meestuurt. En raakt er een kaartje zoek, dan trek je díé ene code in.
Als de lijn wegvalt
De kassa werkt door
Een kassa mag niet stilvallen omdat het internet eruit ligt — er staat een klant voor je neus die wil betalen. De kassa bewaart zichzelf op de computer, samen met de artikelen en de prijzen van die dag. Valt de verbinding weg, dan komt er een balk onderin en ga je gewoon door.
Wat je aanslaat gaat in een wachtrij en wordt weggeschreven zodra de lijn er weer is, op volgorde. De bon rolt intussen gewoon uit de printer, want die staat naast je.
- Elke kassa heeft een eigen letter in het bonnummer, dus botsen kan niet
- Een bon die twee keer wordt verstuurd wordt één keer geboekt
- Werkt in de browser en in de bureaubladapp, zonder extra apparaat
Eerlijk gezegd
Wanneer het niet bij ons past
Draai je een zaak met vijftien kassa's, een bestelzuil bij de ingang en een keukenscherm per station, dan zijn er partijen die daar al jaren op gebouwd hebben. Daar moeten wij niet aan beginnen.
Waar wij goed in zijn: een zaak die één tot een handvol kassa's heeft, die iets wil dat bij zijn manier van werken past, en die liever iemand belt die de code kent dan een helpdesk met een ticketnummer.
Benieuwd of het past?
Vertel hoe je zaak werkt, dan laten we zien hoe het eruit zou zien. En als het niet past, zeggen we dat ook.